Hoy en día, es cada vez más común que ciudadanos extranjeros participen en la creación o gestión de sociedades en distintos países. España, como destino atractivo para la inversión y los negocios, no es una excepción. Una de las dudas más habituales en el ámbito mercantil es si una persona extranjera que no reside en territorio español puede ser designada como administrador de una sociedad española. La respuesta es afirmativa, pero hay requisitos legales, fiscales y registrales que conviene conocer para evitar errores o bloqueos en el proceso. Te lo explicamos todo en este artículo.
¿Qué se entiende por administrador de una sociedad en España?
El administrador es la figura u órgano de gestión y representación de la sociedad. Según el artículo 209 de la Ley de Sociedades de Capital (LSC), corresponde a los administradores la gestión y representación de la empresa conforme a la propia ley y a los estatutos sociales.
La figura del administrador puede adoptarse en diferentes formas: administrador único, varios administradores solidarios o mancomunados, o bien un consejo de administración. Este rol conlleva responsabilidad personal por determinadas decisiones, por lo que debe ser asumido con pleno conocimiento de sus implicaciones legales y fiscales.
Entre otras funciones, el administrador se encarga de convocar juntas, formular las cuentas anuales, representar a la sociedad ante terceros y actuar con la diligencia exigida a un empresario responsable.
¿Existen restricciones para que un extranjero no residente sea administrador?
Ni la Ley de Sociedades de Capital, ni la normativa mercantil española en general, exige que el administrador de una sociedad tenga nacionalidad española. Tampoco se exige que resida en España de forma permanente. Por tanto, cualquier persona extranjera, con independencia de su nacionalidad o residencia, puede ser nombrada administrador de una sociedad española, siempre que cumpla ciertos requisitos formales.
No obstante, el hecho de ser extranjero residente en España implica ciertas obligaciones adicionales de tipo fiscal, registral y operativo que es importante valorar.
Requisitos para que un extranjero no residente actúe como administrador
A continuación, detallamos los principales requisitos y pasos que deben tenerse en cuenta cuando el administrador propuesto es un extranjero que no reside en España:
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Obtener un NIE
Cualquier extranjero que vaya a figurar como administrador en una sociedad española debe obtener previamente el NIE (Número de Identificación de Extranjero), incluso si no reside en España.
Este número permite identificar al administrador ante el Registro Mercantil, la Agencia Tributaria y otros organismos públicos. Sin NIE no puede inscribirse válidamente el nombramiento, lo que impediría que el administrador pueda ejercer el cargo, firmar escrituras notariales o representar legalmente a la empresa.
Si quieres conocer cómo puedes obtener el NIE como extranjero no residente, te invitamos a leer nuestro artículo: “Constitución de una sociedad limitada por extranjero no residente: Trámites y requisitos”, donde te explicamos todo lo que necesitas saber.
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Legalización y traducción de documentación extranjera
En caso de que la persona extranjera aporte documentación de su país de origen (por ejemplo, poderes notariales o certificados de antecedentes), estos deberán estar legalizados con la Apostilla de La Haya o, si el país no forma parte del convenio, mediante legalización consular. Además, deberán presentarse traducciones juradas al español si están redactados en otro idioma.
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Inscripción en el Registro Mercantil
El nombramiento del administrador debe constar en escritura pública otorgada ante notario y posteriormente inscribirse en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social. Para ello, el administrador debe aceptar el cargo expresamente y aportar su NIE. Este paso es imprescindible para que el cargo tenga efectos frente a terceros.
En el caso de personas jurídicas extranjeras nombradas como administradoras, será necesario designar a una persona física representante, que también deberá contar con NIE y aceptar formalmente el cargo.
¿Debe un administrador extranjero darse de alta en la Seguridad Social?
Este punto depende de si el cargo es remunerado, del grado de participación en la sociedad y del control efectivo sobre la misma. En general, un administrador deberá darse de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) si es remunerado y si, no siéndolo:
- Posee el control efectivo de la sociedad (directa o indirectamente, solo o junto con familiares hasta segundo grado) con un 50% o más del capital social.
- Tiene al menos un 33% del capital social y no delega funciones de dirección.
- Ejerce funciones de dirección y posee un 25% o más del capital.
Obligaciones fiscales del administrador no residente
El hecho de que el administrador no resida en España no le exime de ciertas obligaciones fiscales. En particular, debe tenerse en cuenta lo siguiente:
Representante fiscal
Si el administrador reside fuera del país, la Agencia Tributaria exige el nombramiento de un representante fiscal residente en España. Este representante se encargará de recibir notificaciones y de cumplir con las obligaciones tributarias en nombre del administrador.
Esta exigencia se recoge en la Ley General Tributaria, que en su artículo 47 establece la posibilidad de exigir representantes fiscales a las personas no residentes, especialmente si deben relacionarse con la Administración Tributaria.
Retenciones y tributos
Si el administrador recibe una retribución por su cargo (lo que no siempre ocurre, ya que puede ser gratuito según lo que establezcan los estatutos), se considerará rendimiento del trabajo en sede del IRPF o del IRNR:
- Si el administrador reside fiscalmente fuera de España, tributa en principio por el Impuesto sobre la Renta de No Residentes (IRNR), regulado en el Real Decreto Legislativo 5/2004.
- Si reside más de 183 días en España o tiene su centro de intereses económicos en el país, podrá considerarse residente fiscal y tributar por el IRPF.
Además, si el administrador es también socio inversor, deberá presentar, según el caso, el modelo D-1A de inversión extranjera ante el Ministerio de Economía.
¿Y si el administrador es una persona jurídica extranjera?
La ley también permite que una persona jurídica (por ejemplo, una sociedad extranjera) sea nombrada administradora de una sociedad española. En este caso, deberá designar a una persona física para el ejercicio del cargo en su nombre, conforme al artículo 212 bis de la LSC.
Esa persona física, designada como representante, deberá reunir todos los requisitos anteriores: contar con NIF, aceptar el cargo, inscribirse en el Registro Mercantil, etc. Y si no reside en España, podrá exigírsele un representante fiscal igualmente.
Consecuencias de no cumplir los requisitos
Un nombramiento de administrador que no cumpla con los requisitos formales, especialmente la falta de NIE, no puede inscribirse válidamente en el Registro Mercantil y no tendrá efectos frente a terceros. Además:
- El administrador no podrá actuar en nombre de la sociedad ni firmar escrituras.
- Podría incurrir en responsabilidades personales si ejerce sin estar debidamente inscrito.
- En caso de obligación de alta en el RETA, la Seguridad Social podría sancionarle
Recomendaciones prácticas
Aunque legalmente es posible que un extranjero no residente sea administrador, desde el punto de vista práctico pueden surgir complicaciones. Algunas de las más frecuentes incluyen:
- Dificultades en la gestión bancaria: Algunos bancos pueden imponer trabas para abrir cuentas si el administrador no reside en España o no tiene NIE.
- Retrasos en la inscripción mercantil: La tramitación del NIE y la obtención de documentos legalizados pueden retrasar los plazos de constitución o de nombramiento.
- Requerimientos de la Agencia Tributaria: En determinados casos, Hacienda puede solicitar información adicional o imponer la obligación de designar representante fiscal.
Por ello, se recomienda contar con asesoramiento especializado para prever y solucionar estos obstáculos de forma eficaz.
En conclusión, un extranjero no residente puede ser perfectamente administrador de una sociedad en España, siempre que obtenga un NIE, acepte el cargo en escritura pública e inscriba su nombramiento en el Registro Mercantil. Además, deberá cumplir con posibles obligaciones fiscales y, en su caso, designar un representante fiscal. Por todo ello, un análisis detallado del perfil del inversor, su grado de participación y su relación con la sociedad resulta imprescindible.